A tabela temporária é uma ferramenta importante para a gestão documental, pois define o período de armazenamento e destino dos documentos produzidos e recebidos pela Câmara dos Deputados. A preparação é feita pela Coordenação de Arquivos (COARQ), mas depende da aprovação do CADAr.
O comitê tem caráter permanente e está associado à Secretaria Geral do Conselho de Administração (SGM) e à Comissão Geral da Câmara dos Representantes (DG). É composto por sete membros ativos e naturais, incluindo o diretor da COARQ, um representante da SGM e da DG, e quatro Servidores com conhecimento arquivístico e experiência profissional na área são nomeados pelo diretor do Centro de Documentos e Informação (CEDI). Os representantes das unidades administrativas cujos documentos estão em análise participarão como membros naturais.
Vale ressaltar ser proibido retirar arquivos e assumir responsabilidades sem a avaliação estipulada na Lei do Comitê n.º 62 de 1985. Além disso, é importante esclarecer dúvidas, sugestões, correções e atualizações que podem ser encaminhadas à Seção de Classificação e Avaliação de Arquivos (SECAV) por telefone a qualquer momento.
Diretor do Centro de Documentos e Informações da Câmara de Comércio Representante, de acordo com a Lei n.º 16 da Lei do Conselho de Administração n.º 62/1985, promulgada Boletim Administrativo n.º 105, 12 de junho de 1985, pág. 105. 1047, publicar a atualização do plano de classificação funcional (PCF) li do Horário da Câmara dos Deputados (TI), aprovados.
Em quais áreas e empresas a TTD é viável?
As formas temporárias de documentos devem ser consideradas como documentos e regulamentos institucionais, especialmente em empresas que possuem um grande número de documentos físicos.
O processo de gestão documental que não é orientado pelo TTD continuará atualizando o processo de gestão, pois a geração e a quantidade de documentos estão crescendo exponencialmente em qualquer unidade de negócio.
Finalmente, o TTD é viável para todas as empresas em qualquer área e pode gerar um grande número de documentos físicos, principalmente instituições públicas. Para algumas empresas, sejam elas pequenas, médias ou grandes empresas, a duração dos arquivos arquivados pode variar dependendo do campo relevante. Contabilidade, tributação, finanças e pessoal requerem mais tempo para manter os documentos.
Qual é a classificação dos documentos?
De acordo com o arquivo, a classificação básica do arquivo é dada de acordo com o seu destino adequado. Então nós temos: documentos departamentais, documentos mantidos na empresa; documentos centrais, documentos que também ficam na organização, mas podem ser solicitados a qualquer momento; documentos intermediários, documentos arquivados e sob responsabilidade de ente público.
No TTD, veremos outras classificações de documentos relacionadas com o seu ciclo de vida e frequência de utilização, que também estão relacionadas com a classificação do pessoal técnico no Arquivo Nacional (departamental, central e intermediário).
Como montar uma Tabela de Temporalidade?
Cada organização deve fazer seu próprio comitê de gerenciamento de documentos e institucionalizá-lo. Membros de todas as áreas estão envolvidos em processos diretamente relacionados à geração de documentos. Além disso, para aumentar a eficiência, o comitê deve ser responsável pelas ações e procedimentos relacionados à gestão deste documento.
As ações e procedimentos podem ir desde a simples análise e avaliação até o desenvolvimento de projetos que facilitem essa gestão, como a implantação de software para tornar mais eficiente e produtivo o controle desses documentos, que seguirão sua idade no TTD.
Vamos mostrar um exemplo de tabela de documento temporário com elementos básicos. Em princípio, é necessário esclarecer quais itens do documento são analisados, como atestados de saúde ocupacional, cartões de presença, livros de fiscalização do trabalho, contratos de prestação de serviços e folhas de pagamento. Então você precisa considerar os critérios de avaliação listados abaixo.
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO FUNCIONAL (PCF) E TABELA DE TEMPORALIDADE (TT)
A consulta sobre prazo de guarda diz:
Estamos reorganizando o governo autônomo, esse fato exige uma reorganização do departamento, então é preciso saber que como (…) governo autônomo municipal:
1-Quando é o prazo para retirada de documentos de autoridades e entidades públicas?
2-Qual é o tempo de permanência dos documentos relativos a recebimentos, pagamentos, compromissos, faturas, convênios, jornais oficiais e processos concluídos nos arquivos, ou seja, informações gerais sobre o tempo de permanência dos documentos nos arquivos de gestão municipal.
São também necessários embasamentos jurídicos, decretos e resoluções que comprovem que a destruição de documentos se justifica, bem como a permanência dos arquivos e os procedimentos estabelecidos para a eliminação ”.
A legislação federal disciplina nos seguintes termos:
Qual é a importância da Tabela de Temporalidade?
Na tabela temporária, o gestor pode fazer previsões para evitar perdas e erros no armazenamento de documentos, pois a ferramenta permite a análise de padrões e o monitoramento da fase de armazenamento, organizada, segura e prática.
Muitos benefícios são garantidos para a empresa, tais como:
- Reduza o espaço físico necessário para armazenar arquivos;
- Definição de fluxo;
- A velocidade de recuperação de informações;
- Reduzir despesas operacionais;
- A eficiência e eficácia da gestão de documentos.
- O gerenciamento de documentos está diretamente relacionado às tabelas temporárias de documentos.
- Para otimizar a preservação e o processamento de determinados arquivos, é recomendável usar uma tecnologia mais avançada.
Estamos falando de um bom software dedicado à gestão e digitalização de documentos. Hoje, você pode encontrar plataformas online que oferecem soluções completas.
