O plano de ação se trata de uma metodologia imprescindível para uma organização ou instituição. É com a aplicação dele, que um setor ou toda uma empresa consegue colocar em prática as ações diárias, corrigir rotas, avaliar e finalizar suas ações de maneira organizada, desenvolvendo fluxo de trabalho eficiente.
“O que deve ser feito, por quem, quando, a ação precisa ou não de recurso, quando finaliza, deu certo ou precisou ajustar a ação, finalizou no prazo ou ultrapassou o prazo”, são essas questões e outras precisam estar bem definidas. Seja num setor ou numa organização, como um todo, é no plano de ação que todos conseguem verificar as atividades no processo de desenvolvimento.
Por isso, siga com a leitura e conheça mais sobre o plano de ação, qual o objetivo, suas etapas e muito mais, confira!
O que é um plano de ação?
O plano de ação atua como uma metodologia de trabalho que ajuda a instituição a desenvolver seu negócio, determinando as metas de curto, médio ou longo período; definindo tarefas, responsáveis, linhas de ação, prazos e valores.
Qual é o objetivo de um plano de ação?
A proposta de um plano de ação é tornar o fluxo de trabalho mais eficiente, onde todos os envolvidos compreendam seu papel e ações sob sua responsabilidade. A ideia é otimizar tempo, recurso e pessoal para que as metas e objetivos sejam alcançados, no prazo definido para que o desenvolvimento da instituição seja sempre ascendente.
Quais são as etapas de um plano de ação?
As etapas num plano de ação podem ser consideradas como início, planejamento, desenvolvimento, monitoramento e fechamento.
O início consiste em avaliar onde a organização quer chegar, como quer ser vista no mercado, e quais metas quer atingir. É importante, nesse início alinhar as expectativas à missão e valores da empresa, porque isso alinha os colaboradores nos objetivos a serem atingidos.
Levantado o objetivo maior do que se quer, a organização começa a construir seu modelo de plano de ação. Veremos que existem alguns tipos, mas dependendo das metas a serem atingidas, podemos até usar mais de uma metodologia.
No plano de ação deve conter ação principal, passo a passo de como desenvolver a ação, as metas e objetivos que se quer alcançar, responsáveis, prazo para cumprimento de cada passo, recurso financeiro que será usado em cada etapa.
Um exemplo: Desenvolver um novo xampu para cabelos com menos produtos químicos. Aqui já se sabe o que fazer, falta levantar: como fazer, quem vai fazer, quando e quanto custa. Essas questões direcionam como organizar o passo a passo necessário para montar o plano de ação do desenvolvimento do novo produto.
É importante definir os responsáveis e os prazos porque facilitam a próxima etapa, que é a de monitorar o desenvolvimento das ações, se os prazos e recursos estabelecidos estão de acordo com o cronograma ou não para que ajustes sejam realizados.
O fechamento é o momento de avaliar o desenvolvimento do plano de ação e avaliar quais situações de erros e acertos para servir de apoio, experiência para os próximos planejamentos.
Como um plano de ação pode ajudar a alcançar objetivos?
Quando temos metas e objetivos claros, ou melhor, quando sabemos o que precisa ser feito, o trabalho se facilita de executar, e assim conseguimos atingir ou chegar o mais perto dos objetivos propostos.
É válido reforçar: construa objetivos e metas em curto, médio e longo prazo e equilibrados, se baseando em experiências e resultados já alcançados. De nada adianta desenvolver um objetivo que não apresente nenhuma chance de se chegar até ele.
Existem diferentes tipos de plano de ação?
Os tipos muito usados e citados de planos de ação são o PDCA, o 5W2H e o SMART ambos com siglas no seu sentido em inglês.
PDCA – Plan, Do, Check, Act
Esse método é parecido com as etapas já relacionadas ao plano de ação. A equipe planeja o que precisará ser feito, coloca o plano em ação em execução, acompanha se as ações têm sido desenvolvidas, verifica o planejado x o executado, e por fim corrige ou avalia a eficácia e cumprimento das ações, com o intuito de reestruturar alguma etapa se necessário até o término do planejamento.
Essas etapas do PDCA, são avaliadas durante o período de desenvolvimento do plano de ação.
5W2H
Já essa metodologia consiste em realizar perguntas: o que será feito (what), por quem (why), onde (where), quando (when), responsável (who), como será feito (how) e quanto custa (how much)) sobre o que será detalhado no planejamento.
SMART
Ela contribui na elaboração das metas ou objetivos, traduzindo: específico (S), mensurável (M), atingível (A), relevante (R) e tangível (T).
Ao observarmos a função de cada tipo de plano de ação, podemos aplicar os três métodos: o SMART e o 5W2H auxiliam na construção do plano de ação, enquanto o PDCA está relacionado à execução.
Mesmo o plano de ação seguindo um método, ele não deve ser considerado algo engessado, os encontros de monitoramento devem acontecer entre as partes envolvidas, justamente para reestruturar etapas que não estão funcionando bem dentro de um plano de ação, para que se alcance o resultado.
Às vezes até a visão inicial do objetivo e sua metas são alterados no decorrer de um plano em desenvolvimento, por esse motivo, é bem melhor usar um método de planejamento para nortear o caminho a ser trilhado. Sem um plano para desenvolvimento das ações, o caos toma conta e o crescimento fica comprometido.
É aconselhável incentivar o colaborador a organizar seu plano de ação individual, para que ele tenha visibilidade em como seu processo de atuação é parte de uma engrenagem, na qual, cada um possui sua função e que contribui para o desenvolvimento da organização.
Com esse conteúdo você aprendeu sobre o que é um plano de ação, como funciona, quais seus tipos e como pode aplicá-lo em sua empresa, por isso, reúna os líderes das equipes e conversem sobre como melhorar o fluxo do seu negócio, implementar o plano de ação, e assim obter melhores lucros.
