Gestão documental é o nome dado a um conjunto de processos realizados por uma instituição para garantir a produção, arquivo e uso adequado dos seus documentos mais importantes. A ideia é simplificar o uso diário desses documentos, tornando a recuperação dos dados mais fácil, organizada e segura. Na prática, a gestão documental é feita de acordo com a realidade de cada organização. Por exemplo, aqueles que geram um grande número de arquivos podem precisar automatizar o armazenamento de suas informações. Por outro lado, as empresas menores podem ser bem atendidas com um gerenciamento manual simples.
Qual a importância dessa gestão para a empresa?
Como você pode ver, a organização desempenha o importante papel de garantir as atividades de negócios todos os dias. Cada documento desempenha um papel estratégico e deve ser devidamente preservado. Portanto, pode-se dizer que o gerenciamento dessas informações pode agilizar a tomada de decisões, aumentar a produtividade e reduzir o tempo que os funcionários passam na busca de dados.
Além disso, a gestão documental facilita o compliance, ou seja, as ações das empresas de acordo com a legislação vigente. Isso porque a organização dos documentos é mais fácil, por exemplo, na busca de contratos para realizar uma análise detalhada dos riscos que eles oferecem. Caso contrário, a negligência relacionada ao gerenciamento de arquivos pode ter consequências graves para os negócios, como aumento do risco de perda de informações importantes devido a fatores físicos e redução da confidencialidade corporativa devido ao vazamento de informações.
Quais os principais benefícios da gestão de documentos?
O processamento de muitos arquivos naturalmente incorrerá em custos para a empresa, seja enviando arquivos ou salvando e armazenando arquivos. No entanto, se a gestão de documentos não for realizada, o custo pode ser maior. Incluem custos devido ao tempo perdido na procura de arquivos, perdas devido a possíveis perdas, a necessidade de reimprimir informações e outros fatores que aumentam o orçamento. Além disso, organizações com alta eficiência de gerenciamento, sem dúvida, apresentam maior produtividade. Afinal, funcionários que não perdem tempo com procedimentos burocráticos podem dedicar mais tempo ao trabalho.
Quando os documentos são ordenados corretamente, principalmente nas condições corretas de identificação, a empresa só vai melhorar a agilidade e a qualidade. As empresas que precisam usar documentos importantes em suas operações estão bem cientes das consequências de processos de negócios paralisados ou prazos perdidos devido à falta de documentos, ou mesmo cópias de baixa qualidade. As perdas são multifacetadas e podem levar a, por exemplo, a perda de grandes contratos, danos à imagem e reputação da empresa e um declínio no desempenho da organização no mercado.
O planejamento estratégico, a análise de resultados e a avaliação de desempenho são as etapas básicas para uma gestão eficaz dos recursos e, mais importante, para o progresso dos negócios. No entanto, para o exercício destas atividades, é necessário ter acesso aos números, dados e outras informações correspondentes aos anos anteriores, que se encontram devidamente armazenados e facilmente acessíveis. A gestão documental de última geração, vale lembrar, ainda garante a segurança jurídica de longo prazo da organização.
Quais são as ferramentas de gestão documental mais comuns?
Já existem inúmeras ferramentas disponíveis para o gerenciamento de documentos comerciais. A escolha da melhor opção varia de acordo com as atividades da empresa, os riscos que ela enfrenta e a quantidade de dados fornecidos. Confira a solução principal!
Armazenamento de documentos
Como todos sabemos, cada vez mais as pessoas usam o armazenamento de documentos na nuvem, seja para organizar arquivos pessoais ou para aproveitar o tempo livre para ouvir música e assistir a seriados. Quando utilizado por pessoa jurídica, envolve o envio de todos os arquivos da empresa para um servidor remoto, que serão salvos por um fornecedor específico selecionado com base no espaço necessário para o armazenamento dos dados. Esta ferramenta é muito importante para proteger a confidencialidade das informações e garantir o fácil acesso dos gestores.
Microfilmagens
A microfilmagem envolve a captura de imagens de papel e seu armazenamento em microfilme. Por exemplo, com esta função, um lote de dados gravados em papel em uma prateleira pode ser reposicionado em alguns centímetros de filme. Dentre as vantagens da utilização dessa ferramenta, vale ressaltar que a segurança e a preservação das informações são aprimoradas, o espaço necessário para o armazenamento dos arquivos é reduzido e a durabilidade dos arquivos é aprimorada, a fim de armazenar efetivamente o tempo e os riscos ambientais.
Gerenciamento eletrônico
O gerenciamento eletrônico é uma solução importante para o gerenciamento eficaz de documentos. Com esta função, os documentos são convertidos em formato digital para poderem ser utilizados de acordo com o software selecionado pelo usuário. Uma grande vantagem dessa ferramenta é que ela pode controlar o acesso dos funcionários aos dados. Por exemplo, você pode definir uma senha específica para cada usuário de acordo com os requisitos do cargo e função da empresa para limitar o acesso da equipe a dados confidenciais.
Como tornar a gestão mais eficiente?
Políticas e procedimentos padronizados para lidar com documentos são essenciais para uma boa gestão. Para tanto, é necessário definir regras claras para seu uso e processamento, sempre considerar comportamentos que não representem risco aos arquivos e garantir o acesso autorizado aos dados estratégicos.
Para gerenciar melhor os documentos, também é importante separá-los em categorias. Nesse sentido, vale a pena desenvolver uma tabela para esclarecer quais arquivos serão armazenados no formato físico e quais poderão ser armazenados digitalmente. Lembre-se também de fazer backup das informações digitalizadas para garantir sua segurança.
O gerenciamento de dados requer atenção simples, mas importante, para facilitar o acesso aos arquivos. Portanto, os padrões de classificação devem ser definidos para o arquivamento de documentos físicos e digitais. Por exemplo, você pode defini-los com base na data, hora e validade de documentos relacionados. Você também pode nomear a pasta para facilitar a consulta.
Tenha uma rotina de digitação
A digitalização de arquivos é uma solução importante para salvar dados confidenciais. Se sua empresa ainda não possui ferramentas digitais, vale a pena estabelecer uma rotina organizada para lidar com essas mudanças.
Da mesma forma, as organizações que já possuem alternativas digitais também devem estabelecer horários de expediente para digitalizar quaisquer documentos emitidos ao longo do dia. Como você pode ver, o gerenciamento de documentos é essencial para o funcionamento normal do negócio.
No entanto, essa tarefa não é fácil e requer atenção ao correto armazenamento, organização e manuseio dos arquivos. Nesse sentido, pode ser importante buscar ajuda profissional.
Através dele, os gestores poderão garantir a implementação de medidas eficazes de acordo com as necessidades específicas da empresa. Se assim for, também garantirá a correta transição da informação para o ambiente digital, para poder usufruir dos benefícios de uma gestão eficiente e mais segura.
