Uma planilha de controle de estoque é essencial para quem trabalha com vendas e precisa de uma gestão adequada dos produtos em estoque. Neste post, você aprenderá como usar essa e outras ferramentas para minimizar perdas e otimizar seus resultados.
Sem tecnologia e automação, essa tarefa se torna ainda mais complicada.
E uma vez que o estoque é um dos principais impulsionadores das vendas e do faturamento, a falta de um bom controle pode levar a interrupções.
Mesmo que você aceite que perdas potenciais fazem parte do dia a dia de quem revende produtos no varejo e no atacado, é possível melhorar o controle de estoque não só para evitar perdas, mas também para vender mais e aumentar a satisfação do cliente.
Tudo isso é facilitado pelo uso de uma planilha para controle de estoque. Portanto, se você está pensando em usar esse tipo de ferramenta e até mesmo adotar um sistema de gestão mais avançado, continue lendo.
Como criar uma folha de controle de estoque
Você pode personalizar uma tabela de controle de estoque com os campos que melhor se adaptam às suas operações comerciais, mas existem alguns fatos importantes que se aplicam a qualquer tipo de negócio.
Confira o que não pode faltar na sua planilha de controle:
- Coluna de entradas
- Coluna de saídas
- Código do produto
- Descrição
- Unidade de medida
- Especificação de datas: dia, mês e ano
- Registro de quantidade de unidades
- Registro do custo de cada unidade
- Inserção com nome e contato do fornecedor.
Informações sobre datas, quantidades e valores devem ser registrados tanto no momento do recebimento quanto no embarque dos produtos. Neste último caso, também é aconselhável especificar o motivo da saída do acampamento.
Vale lembrar também que a quantidade pode ser expressa em unidades, que podem variar conforme o tipo de produto em estoque.
Outra dica importante refere-se a quando os principais campos da tabela devem ser preenchidos: Os registros de entrada devem ser feitos quando os itens são recebidos e os registros de saída são feitos com base em solicitações de remoção de material.
Essa terceirização não se limita apenas ao processo de venda, mas também a possíveis perdas, como danos no manuseio, produtos vencidos, itens danificados e até furtos.
Portanto, ao criar uma mesa de controle de estoque, é importante pensar na praticidade do manuseio diário, pois ela deve ser constantemente atualizada (de preferência em tempo real).
Ou seja, prepare-se para se dedicar a esta importante ferramenta de monitoramento e seja rigoroso com as informações que ela contém.
Você pode baixar uma planilha pré-fabricada, se desejar.
Existem vários modelos disponíveis na Internet; uma busca rápida é suficiente para encontrar várias opções.
Mas para facilitar a sua vida, aqui estão duas opções que devem ser muito úteis para a gestão de mercadorias da sua empresa: a mesa EdSouza e a King of Spreadsheets.
Planilha de controle de estoque na prática
Para organizar melhor seu controle de estoque, aqui estão alguns procedimentos de amostra que você usará a partir do momento em que entrar em uma mesa.
A base para isso são as seguintes planilhas, que estão disponíveis gratuitamente.
Esses dois modelos de planilha do Excel podem ser usados com o software Microsoft ou editados online com o Google Spreadsheets, conforme sua preferência.
Planilhas de controle de estoque
Temos duas tabelas para ajudá-lo a registrar os movimentos de estoque.
Faça o download primeiro e depois siga as ações abaixo. Preparar?
Como você pode ver, a tabela possui três guias: Controle, Entrada e Saída. A guia Controle é atualizada automaticamente de acordo com os dados registrados na entrada e na saída.
A primeira etapa para usar a tabela é selecionar o nível mínimo de estoque para sua empresa (se houver) na guia Controle. Esta é a única alteração que você faz na guia Controle.
O restante será atualizado automaticamente conforme você insere suas informações de check-in e check-out. Neste exemplo, digamos que o estoque mínimo para sua empresa seja de cinco unidades do produto.
Em seguida, na guia Entrada, insira os itens que foram adicionados ao estoque. A primeira etapa é fornecer referências do fabricante para cada item, por exemplo. Por exemplo, B. Modelo e tipo, em seguida, selecione quantas unidades foram compradas em estoque a cada dia do mês.
Por exemplo, imagine que você tem uma loja de departamentos. A primeira linha da guia Entrada é para TVs LED de 32 polegadas de marca nacional.
Após selecionar o saldo anterior (se houver), digite a quantidade de televisores deste modelo adquiridos a cada dia do mês. A coluna “Total” é atualizada automaticamente com o total de todos os dias do mês.
Agora é a hora de preencher a guia Saída, que se refere à retirada ou venda de produtos do depósito.
Procure os itens primeiro, pois a tabela é configurada para atualizar automaticamente a descrição do produto e as referências do modelo. Depois, em cada dia do mês, indique as peças que saíram do armazém.
Se você fizer isso diariamente, e de preferência a cada entrada e saída do depósito, a guia Controle oferece uma visão abrangente do seu estoque, mostrando quais itens precisam ser pedidos ao fornecedor, quais precisam ser priorizados para venda, e quais estão retidos nas prateleiras.
Essa guia também mostra um resumo das entradas e saídas de cada artigo ao longo do mês. Simples e prático, certo?
Por que controlar o estoque
Manter o controle do estoque não é uma tarefa que pode ficar em segundo plano. Porque com alta rotatividade, pode ficar sem matéria-prima para produção ou produtos para venda. Se o tempo de resposta for lento, as mercadorias podem estragar ou ocupar espaço por muito tempo sem saída.
Em ambos os cenários, potenciais perdas financeiras devem ser evitadas.
A ideia do controle de estoque é registrar os produtos que entram e saem da empresa, verificar essas etapas e gerenciá-las da maneira mais eficiente possível.
Um exemplo é a indústria de alimentos, onde o conceito de PVPS é muito valioso: o primeiro a sair é o primeiro a sair.
Através de uma gestão eficiente nesta área do negócio, o empresário consegue identificar informações importantes sobre a venda, incluindo a capacidade de prever com maior precisão as necessidades futuras de compra e evitar compras excessivas de itens sem tendência de saída.
Outra vantagem está na própria organização da sala, o que facilita a identificação dos elementos e tem impacto positivo na produtividade.
E o seu negócio também ganha financeiramente se os movimentos do armazém forem controlados com precisão.
É comparável ao monitoramento da conta bancária, com a diferença de que não há depósitos ou saques, mas sim bens que também fazem parte do capital da empresa.
Tipos de estoque para monitorar
O estoque não se limita a produtos acabados para venda ao usuário final. Na verdade, tudo o que você usa para administrar seu negócio pode ser considerado parte de seu estoque, portanto, esse assunto merece toda a atenção.
Veja os quatro principais tipos de estoque
- Matéria-prima e componentes para a produção
- Produtos em produção, mas ainda não acabados
- Produtos já finalizados e prontos para a venda
- Itens de consumo, como materiais de escritório.
Mas por que é importante entender sobre os diferentes tipos de estoque?
Porque cada um deles exige um tratamento diferente e isso se reflete na quantidade de cada produto que você tem que armazenar.
Quanto manter em estoque
É importante observar que a quantidade ideal de estoque a ser mantida depende não apenas da categoria do estoque, mas de vários outros fatores.
Para o produto final, é importante levar em consideração a sazonalidade, as quantidades vendidas mensalmente e a facilidade e rapidez de reposição.
A capacidade de armazenamento também deve ser levada em consideração.
Em alguns casos, a falta de espaço pode ser corrigida coordenando a entrega sob demanda com o fornecedor.
Mas planejar com antecedência não será muito útil, a menos que você controle cuidadosamente seu estoque e controle adequadamente cada produto dentro e fora.
Não controlar o estoque significa perder dinheiro
Quando se trata de estoque, lembre-se de que todo produto tem um preço.
Portanto, a chegada de um produto ao armazém significa um “depósito”, enquanto a saída representa um “levantamento”. A ligação parece óbvia, mas os novos fundadores que estão interessados apenas em aumentar a produtividade ou as vendas da empresa a ignoram.
Com essa relação em mente, você verá seu inventário de uma maneira diferente. Não apenas produtos ou mercadorias são armazenados lá, mas o próprio dinheiro.
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