Você sabe fazer folha de pagamento? Este arquivo é composto pelas informações trabalhistas de cada funcionário, convertidas em dados contábeis. Embora faça parte dos procedimentos administrativos da empresa, quando há dúvidas sobre como prepará-la, o detalhamento desse cadastro (também conhecido como folha de pagamento) pode se tornar uma questão espinhosa.
A remuneração é obrigatória, conforme explicado no artigo 464 da CLT e no artigo 225 do Decreto 3.048 / 1999. Portanto, de acordo com as disposições legais, este documento é muito importante para os colaboradores e para a empresa.
A lei da folha de pagamento
A folha de pagamento tem funções operacionais, contábeis e fiscais. Ele serve como um registro histórico de que os funcionários têm direito e divide o salário total, o valor total sem desconto e o salário líquido (o valor que será recebido em nome dos profissionais) em deduções apropriadas.
O artigo 225 do Decreto n.º 3.048 / 1999 estipula esta obrigação legal, e detalha as etapas de como efetivar a folha de pagamento em seus I e II:
“Art. 225. A empresa é também obrigada a:
I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;
II – lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos.”
A importância da folha de pagamento para a empresa
O salário é a base do controle financeiro da empresa. Foi por meio desse documento que ela comprovou que além do pagamento de salários, mão de obra e benefícios, também pagava impostos e INSS. Ter esse tipo de controle financeiro sobre seu próprio caixa tem um grande impacto na maneira como você administra sua folha de pagamento. Empresas com tais práticas podem facilmente evitar processos trabalhistas e o pagamento de multas e indenizações, protegendo assim seu capital.
A importância da folha de pagamento para o colaborador
Apesar de importante para a empresa, a folha de pagamento é essencial na vida dos profissionais. Este documento atesta a renda dos cidadãos em financiamento imobiliário, automóveis e abertura de crédito em lojas. Além disso, é um registro muito importante no pedido de aposentadoria, como comprovante de recolhimento do INSS.
Informações obrigatórias da folha de pagamento
Devido aos inúmeros detalhes, este procedimento administrativo do departamento de pessoal requer muita atenção. Para saber exatamente como fazer uma folha de pagamento, entenda os dados que devem ser incluídos no documento:
- Dados do empregador;
- Cargo ou função do empregado;
- Descontos (INSS, contribuição sindical, FGTS, VT);
- Número de dias trabalhados;
- Valor de horas extras, adiantamentos;
- Valor bruto do salário;
- Valor líquido do salário.
E não existe um modelo de salário obrigatório. Existem dois tipos no mercado: modelos ‘online’ e modelos impressos. Não importa como você faz a folha de pagamento, é importante prestar atenção às informações acima.
Passo a passo: como calcular a folha de pagamento
E para saber como fazer uma folha de pagamento, é necessário seguir alguns passos para evitar erros. Lembre-se de que quaisquer detalhes incorretos no documento podem causar problemas manuais. Confira as instruções passo a passo abaixo para parar de cometer erros ao calcular a folha de pagamento de sua empresa.
- Tenha controle sobre as admissões e demissões;
- Defina a categoria do funcionário;
- Calcule as horas trabalhadas;
- Conheça os encargos e descontos;
- Coloque o FGTS na folha;
- Separe o salário bruto do salário líquido;
- Escolha o modelo ideal para fazer sua folha.
Não há dúvida de que a identificação e o planejamento de cada um dos itens acima é o fator decisivo na forma como a folha de pagamento é produzida.
Controle as admissões e demissões
Toda empresa precisa controlar suas contratações e demissões. Até agora, não há novidades.
No entanto, é surpreendente que algumas organizações não se organizem adequadamente e não paguem benefícios aos funcionários que não fazem mais parte da força de trabalho atual. Por exemplo, outras empresas “esqueceram” de colocar novos funcionários no sistema de folha de pagamento porque não tinham sistemas suficientes, atrasando seu pagamento.
Portanto, causou insatisfação entre os profissionais. Portanto, antes de pensar em como fazer a folha de pagamento, você deve controlar a entrada e saída de sua empresa a cada mês.
Defina a categoria do funcionário
Definir as categorias e cargos dos funcionários é o primeiro passo para fazer a folha de pagamento. Todo profissional pode pertencer a um acordo coletivo, caso em que a base de cálculo e desconto varia de folha de pagamento para folha de pagamento.
Calcule as horas trabalhadas
Calcular a jornada de trabalho é uma forma de evitar erros em possíveis despesas extras (como horas extras e extras noturnos). Além disso, é claro, descontos como absenteísmo, atrasos e absenteísmo excessivo também devem ser considerados. Tudo precisa ser explicado em detalhes na documentação. O relógio é uma boa escolha, que pode calcular com precisão o tempo de trabalho do funcionário.
Conheça os encargos e descontos
Fique atento também às taxas e impostos a recolher, como INSS, IRRF e contribuição sindical. Além disso, benefícios como VT, VR e planos de saúde e outros descontos legais devem constar na folha de pagamento.
Considere o FGTS na folha
A função do FGTS é dar suporte futuro aos empregados desligados. A empresa paga mensalmente um depósito de 8% do salário do funcionário. Porém, é importante ressaltar que o desconto não é obtido na conta do funcionário. A obrigação do depósito é do empregador.
É como se uma empresa depositasse uma quantia extra em uma conta externa todo mês, que pode ser usada para demissões sem justa causa, doenças graves, desastres naturais ou compras de imóveis.
Embora isso não seja um desconto em folha de pagamento, as informações do depósito precisam estar na folha de pagamento para fornecer proteção aos funcionários quando eles precisarem do dinheiro.
Separe o salário bruto do salário líquido
Saber fazer uma folha de pagamento também inclui separar os salários totais dos salários líquidos. Sem essa separação, a empresa não saberia o valor devido portanto, não descontaria o valor obrigatório do salário do funcionário. O salário total é o valor integral, não sendo considerados descontos como INSS, IR e VT. Salário líquido é o salário a que os profissionais têm direito no final do mês e todos os descontos devidos detalhados no documento. Portanto, essa separação deve ser realizada para evitar pagamentos indevidos.
Escolha o modelo ideal para aplicar na sua empresa
Não existe uma maneira correta de como conduzir a folha de pagamento. Muitas empresas ainda apostam no modo manual, pois contém muitas informações, requer muita atenção e torna a montagem do documento mais sujeita a erros. Isso acontece principalmente quando sua empresa possui um grande número de profissionais, o que tornará o processo mais lento e difícil. Portanto, a automação parece ser uma alternativa. Além de permitir que departamentos de pessoal acessem as informações com cada vez mais facilidade, essa automação também oferece maior segurança no armazenamento de documentos. Além disso, facilita a distribuição, feita ‘online’, até pelo WhatsApp.
