Até quando guardar os documentos trabalhistas?

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Preservar documentos relacionados às relações de trabalho é uma tarefa muito importante para qualquer empresa. Este não é apenas um requisito legal, mas também uma forma de proteger a empresa de possíveis requisitos legais. No entanto, nem todas as empresas possuem um processo claro para manter os documentos de trabalho. Muitas pessoas nem sabem ao certo por quanto tempo manter a papelada.

Até quando guardar os documentos trabalhistas?

Ao contrário de outros tipos de documentos, como os fiscais, o prazo de armazenamento recomendado é de 5 anos, e os arquivos relativos à relação de trabalho da empresa precisam ser armazenados por períodos diferentes de acordo com sua importância. Portanto, uma cláusula rescisória simples perde sua função em apenas dois anos e pode ser descartada após esse período.

Por outro lado, por exemplo, os documentos envolvendo o FGTS precisam ser mantidos por 30 anos. Além de alguns outros estatutos, as regras que determinam esses prazos são divulgadas pela Lei de Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e pela Constituição Federal. Verifique por quanto tempo certos documentos de trabalho devem ser mantidos.

Rescisão do contrato: 2 anos.

Nota: 2 anos.

Demissão: 2 anos.

Registro abrangente de pessoas empregadas e desempregadas (enjauladas): 3 anos.

Receitas diversas (vencimento, décimo terceiro vencimento, férias): 5 anos.

Controle de tempo: 5 anos.

Inscrição no PIS / PASEP: 5 anos.

Guia da Previdência Social: 5 anos.

Salário: 10 anos.

Arroz: 10 anos.

Exame físico: 20 anos.

FGTS: 30 anos.

Contrato de trabalho: por tempo indeterminado.

Por que é importante guardar corretamente os documentos?

A correta manutenção da documentação da empresa, não só trabalhista, mas também tributária, por exemplo, é importante para garantir a segurança jurídica da empresa. O período de armazenamento prescrito por lei destina-se a satisfazer qualquer inspeção. Além disso, no que se refere às questões trabalhistas, no caso de contencioso, os documentos comprovam que toda a legislação foi rigorosamente cumprida e todos os direitos devidos foram pagos aos trabalhadores.

Qual a melhor forma de fazer a guarda de documentos trabalhistas?

Na fase inicial, a empresa normalmente não se esforça muito no processo de proteção da carteira de trabalho. Isso acontece com mais frequência em grandes empresas ou quando elas começam a crescer. A primeira dificuldade é haver espaço físico suficiente, e costumam ser vistos antigos gabinetes de escritório.

Lembre-se de que o arquivo deve ser mantido em local limpo e sem umidade para não comprometer sua integridade. Uma boa opção é contratar uma empresa especializada em armazenamento e gestão de documentos. Muitos arquivos também podem ser verificados.

 

Neste caso, preste atenção à segurança dos dados e use dispositivos externos (HD) e armazenamento em nuvem. Estes são alguns cuidados que todos os empregadores devem tomar ao guardar os documentos de trabalho.

Lembre-se de que a gestão adequada desses documentos é garantia de segurança jurídica e conformidade com as leis trabalhistas.

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